Pisanie i wysłanie wiadomości e-mail jest sztuką w dosłownym znaczeniu. Pisząc maila do znajomych najczęściej nie przywiązujemy większej wagi do zawartej formy wypowiedzi. Ważne, żeby informacja dotarła możliwie szybko. Nad tym, jak powinien wyglądać oficjalny email, zastanawiamy się zwykle dopiero, gdy przychodzi nam skontaktować się z promotorem lub jakimś urzędem.
Jak napisać maila do wykładowcy z prośbą o zostanie promotorem?
Jeśli poważnie myślisz o kontynuacji nauki i zdobyciu dyplomu, będziesz zmuszony, aby skontaktować się z profesorami, z którymi chcesz współpracować. Pierwsza taka sytuacja to wybór promotora i tematu pracy dyplomowej.
Ten rodzaj wprowadzającego, „zimnego” e-maila jest niczym innym niż zwróceniem na siebie uwagi i rozpoczęciem dyskusji.
Zatem jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie i wyróżnić się z tłumu, przeczytaj do końca ten artykuł.
Zebraliśmy w nim istotne porady, które użyte odpowiednio w wiadomości e-mail do potencjalnych promotorów, zwiększą szanse na uzyskanie odpowiedzi.
Co powinna zawierać wiadomość e-mail do potencjalnego promotora?
Temat e-maila
Wyraźny i zrozumiały, np. „Prośba o zgodę na pełnienie roli promotora mojej pracy magisterskiej”.
Grzecznościowe powitanie
Użyj formalnego zwrotu „Szanowny Panie Profesorze” lub „Szanowna Pani Profesor”.
Wprowadzenie
Przedstaw się krótko, podaj swoje imię, nazwisko, kierunek studiów i uczelnię.
Wyjaśnienie wyboru
Krótko opisz, dlaczego wybrałeś właśnie tego profesora, nawiązując do jego badań i osiągnięć.
Opis tematu pracy
Przedstaw zarys tematu swojej pracy magisterskiej.
Motywacja
Wyjaśnij swoje zainteresowanie tematem i dlaczego uważasz, że dany profesor byłby idealnym promotorem.
Prośba o spotkanie
Zaoferuj spotkanie w celu omówienia szczegółów.
Grzecznościowe zakończenie
Zakończ e-maila wyrazami szacunku i podaj swoje dane kontaktowe.
Wiadomość e-mail do potencjalnego promotora: krótko, zwięźle i na temat
Profesorom brakuje czasu i codziennie otrzymują mnóstwo e-maili. W rezultacie często przeglądają wiadomości i krótkie są dla nich szybsze do przeczytania i udzielenia odpowiedzi. Jeśli napiszesz długi e-mail, istnieje większe prawdopodobieństwo, że profesor odłoży jego przeczytanie „na później”.
Przedstaw się i powiedz, skąd się wziąłeś
Pamiętaj, aby wspomnieć kim jesteś i czy już się nie spotkaliście. Jeśli zostałeś do nich skierowany, powiedz przez kogo i kto polecił profesora. A może słyszałeś, jak profesor przemawia na konferencji lub na wykładzie? Nie bój się przyznać, że podzielasz jego opinie lub byłeś pod wrażeniem charyzmy.
Warto przeczytać: Konkluzja i zakończenie w pracy dyplomowej i magisterskiej
Przejdź od razu do sedna
Zdarzyło Ci się kiedyś przeczytać cały e-mail i nadal nie wiedzieć, o co właściwie chodziło nadawcy? Unikaj takiej niejasności w korespondencji z profesorem. Już na początku jasno określ, czego oczekujesz i jakie masz intencje.
Zadaj bezpośrednie pytania, takie jak:
- „Czy przyjmie Pan nowych doktorantów jesienią?”
- „Czy jest Pan/Pani obecnie dostępny/a do objęcia opieką promotorską nad nowym doktorantem?”
- „Czy moglibyśmy umówić się na krótkie spotkanie, aby omówić możliwość współpracy promotorskiej?”
- „Czy moje zainteresowania badawcze wpisują się w zakres tematów, którymi zajmuje się Pan/Pani w swoich projektach?”
- „Jakie są Pana/Pani oczekiwania wobec doktoranta w pierwszym roku współpracy?”
- „Czy prowadzi Pan/Pani aktualnie projekty badawcze, do których mógłbym/mogłabym się włączyć?”
- „Czy jest możliwość realizacji doktoratu pod Pana/Pani opieką w trybie niestacjonarnym?”
- „Czy preferuje Pan/Pani określony temat lub zakres badań dla nowych doktorantów?”
Na krótkie i bezpośrednie pytania łatwiej odpowiedzieć. To z kolei zwiększa szansę na otrzymanie odpowiedzi zwrotneje.
Powiedz coś o sobie
Gdy zapytasz, czy możesz z nimi pracować, krótko przedstaw się w jednym lub dwóch zdaniach. Oprócz tego, gdzie studiujesz, przedstaw swoje zainteresowania badawcze, dlaczego interesujesz się pracą tego profesora i co możesz wnieść do projektu. Powinieneś również dołączyć swoje CV.
Tytuł wiadomości powinien być jej streszczeniem w jednym zdaniu
Celem tematu jest poinformowanie czytelnika, o czym jest ten e-mail. Użyj takiego zwrotu, jak „Zapytanie od przyszłego studenta” lub „Potencjalny kandydat zainteresowany twoim laboratorium”.
Warto przeczytać: Przypisy i bibliografia – styl APA 7
W ten sposób wiadomo, czego dotyczy wiadomość. Zmniejsza to wysiłek związany z przeglądaniem poczty i obciążeniem informacyjnym. Tym samym wzrasta szansa na to, że email nie zostanie bez odpowiedzi.
Podziękuj im za poświęcony czas
Zakończenie e-maila podziękowaniem profesorowi za poświęcony czas jest sposobem na okazanie szacunku. Użyj profesjonalnych i oficjalnych zwrotów grzecznościowych.
Oto kilka przykładów takich zwrotów grzecznościowych:
- Dziękuję za poświęcony czas i uwagę.
- Z wyrazami szacunku,
- Serdecznie dziękuję za Pański czas i wsparcie.
- Z poważaniem,
- Jestem bardzo wdzięczny/na za poświęcony czas.
- Z uszanowaniem.,
- Dziękuję za Pana/Pani cenny czas i pomoc.
- Z wyrazami wdzięczności.
Co zrobić gdy potencjalny promotor nie odpisuje?
Przypomnij o sobie. Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi od profesora w ciągu tygodnia, możesz wysłać łagodnego e-maila z prośbą o odpowiedź.
Jeśli nadal nie otrzymasz odpowiedzi, najlepiej zrób to, co powinieneś był zrobić na samym początku: przejść się do biura o poprosić o kilka minut rozmowy.
Mail z prośbą o zostanie promotorem – przykłady
Temat: Prośba o zgodę na pełnienie roli promotora mojej pracy magisterskiej
Szanowny Panie Profesorze [Nazwisko],
Na wstępie chciałbym wyrazić swoje uznanie dla Pańskich osiągnięć naukowych oraz zaangażowania w rozwój [dyscyplina lub temat]. Moje zainteresowanie Pańską pracą naukową skłoniło mnie do napisania do Pana z prośbą o pełnienie roli promotora mojej pracy magisterskiej.
Nazywam się [Twoje Imię i Nazwisko] i jestem studentem [nazwa kierunku] na [nazwa uczelni]. Obecnie jestem na [roku] roku studiów i przygotowuję się do pisania pracy magisterskiej. Tematem mojej pracy jest [krótki opis tematu], który ściśle wiąże się z Pana badaniami i publikacjami w tej dziedzinie.
Wybór tematu pracy wynika z mojego głębokiego zainteresowania [krótkie wyjaśnienie zainteresowania tematem]. Uważam, że Pańska wiedza i doświadczenie w tej dziedzinie byłyby nieocenionym wsparciem w mojej pracy.
Mam nadzieję, że będzie Pan skłonny rozważyć moją prośbę i zgodzi się Pan na pełnienie roli promotora mojej pracy magisterskiej. Jestem przekonany, że pod Pana opieką moja praca będzie miała wysoki poziom naukowy i wniesie wartościowy wkład do [dyscyplina].
Chętnie spotkam się z Panem w dogodnym dla Pana terminie, aby omówić szczegóły współpracy i przedstawić dokładniejszy plan mojej pracy.
Z wyrazami szacunku,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer indeksu]
[Twój e-mail]
[Twój numer telefonu]
Przykładowy email 2
Temat: Prośba o zostanie promotorem mojej pracy naukowej
Szanowny Profesorze XYZ,
Zwracam się do Pana/Pani z uprzejmą prośbą o rozważenie możliwości objęcia opieką naukową mojej pracy dyplomowej na temat „Analiza wpływu zmian klimatycznych na rolnictwo lokalne: studium przypadku regionu XYZ”. Chciałbym przedstawić uzasadnienie, dlaczego uważam, że Pana/Pani wsparcie jako promotora byłoby niezwykle cenne dla mojego projektu.
Przede wszystkim chciałbym wyrazić swoje ogromne uznanie dla Pana/Pani osiągnięć naukowych oraz wiedzy i doświadczenia w dziedzinie zmian klimatycznych. Jako ceniony ekspert w tej dziedzinie, Pan/Pani wzbudza zaufanie i podziwiam Pana/Pani wkład w badania dotyczące wpływu zmian klimatycznych na rolnictwo.
Temat mojej pracy dotyczy analizy wpływu zmian klimatycznych na rolnictwo lokalne, a jestem przekonany, że Pana/Pani wiedza i doświadczenie w tej dziedzinie są niezbędne do skutecznej realizacji projektu. W oparciu o moje badania wstępne uważam, że mogę skorzystać z Pana/Pani wiedzy dotyczącej modelowania klimatycznego, analizy ryzyka oraz zrównoważonego rozwoju rolnictwa w kontekście zmian klimatycznych.
Ponadto, doceniam Pana/Pani dostępność i gotowość do wspierania studentów. Słyszałem o Pana/Pani zaangażowaniu w indywidualne konsultacje oraz Pana/Pani zdolności do zapewnienia wsparcia naukowego i metodologicznego. Wierzę, że Pana/Pani mentorstwo pozwoli mi na rozwinięcie moich umiejętności badawczych oraz prowadzenie kompleksowej analizy i interpretacji danych.
W przypadku zgody na objęcie opieką naukową mojej pracy, jestem gotów do współpracy zgodnie z Pana/Pani preferencjami. Moje zaangażowanie i determinacja w osiągnięcie wysokiej jakości wyników badawczych są niezachwiane, a współpraca z Pana/Pani jako promotorem byłaby dla mnie wielkim zaszczytem.
Proszę o możliwość spotkania w celu omówienia szczegółów mojego projektu badawczego oraz uzgodnienia dalszych kroków. Jestem otwarty na wszelkie sugestie i wskazówki, które Pana/Pani mogą mieć w związku z tematem mojej pracy.
Z góry dziękuję za poświęcony czas i rozważenie mojej prośby. Liczę na pozytywne rozpatrzenie mojego wniosku i możliwość współpracy.
Z wyrazami szacunku,
[Twoje imię i nazwisko] [Adres e-mail] [Numer telefonu]
