Jak wykorzystać Excel do przeglądu literatury?

Pobierz przykładowy plik do przeglądu literatury

Przegląd literatury podczas pisania pracy magisterskiej lub doktorskiej wymaga przeczytania dużej ilości źródeł, a następnie ich uporządkowania, wypisania ważnych punktów i powiązań między nimi oraz ustalenia, które będą wykorzystane do napisania pracy dyplomowej.

Dlatego niezbędne jest opracowanie jakiegoś systemu, który pozwoli na uporządkowanie wiedzy oraz zapisanie źródeł.

Jeśli jesteś studentem, który dopiero będzie pisał swoją pracę, to wiedz, że liczba pozycji w przeglądzie literatury może sięgnąć powyżej 400 pozycji. 

Przegląd literatury to najbardziej uciążliwy i czasochłonny etap w całym procesie pisania pracy dyplomowej. Czy Excel to przydatne narzędzie do przeglądu literatury? W tym artykule przyjrzymy się, jakie są wady i zalety wykorzystania excela w procesie przeglądu literatury.

Przegląd literatury przy pomocy Excela

Tabela to najprostszy sposób na syntezę literatury.

Macierz do syntezy literatury można w najprostszy sposób stworzyć w formie tabelki. W niej zapisujemy tytuł, metodologie, podsumowanie czy główne punkty do zapamiętania.

Warto przeczytać: Co powinna zawierać wiadomość e-mail do potencjalnego promotora?

Podobne zestawienie w programie typu Word może jednak się nie sprawdzić ze względu na objętość takiego pliku i słaby interfejs użytkownika. W końcu do uwzględnienia jest wiele kolumn, z kilkoma opisami i nie ma żadnej możliwości segregacji takiej tabelki. 

Zalety wykorzystania Excela do przeglądu literatury

Excel jest powszechnie znanym programem, dostępnym w pakiecie Office. Już sam ten fakt jest wielkim plusem i dużą zaletą, gdyż jest powszechny i dostępny za darmo.

Excel umożliwia dodanie filtrów, dzięki czemu można łatwo i przyjemnie uporządkować kolumny według dowolnego czynnika: roku, metodologii lub dziedziny. 

Albo dodać własne kryteria, jak: „moja ocena”, „wątpliwości etyczne”, „luki w metodologii” lub „ilość cytowań”. 

Można także wedle potrzeb zbudować własny system śledzenia lub nawet oceny źródeł, stosując chociażby własną skalę punktową. Na jej podstawie można na przykład zadecydować, które źródła są jakościowe i powinny być wykorzystane w pracy, a które jedynie pełnią funkcje edukacyjno-informacyjne.

Można także dodać własne notatki, albo po prostu skopiować całe abstrakty. 

Wady wykorzystania Excela do przeglądu literatury

Największą wadą pracy z Excelem jest to, że wszystko trzeba dodawać ręcznie i na bieżąco aktualizować. Wymaga to dodatkowego nakładu czasu i wyrobienia nawyku pracy z plikiem za każdym razem, kiedy dokonujemy przeglądu.

Druga wada to rozmiar pliku. Po przejrzeniu kilkuset pozycji objętość pliku będzie pokaźna. Może to lekko spowolnić pracę komputera, chociaż w większości przypadków to nie jest wielki problem. Natomiast szukanie, sortowanie i przewijanie stanie się uciążliwe. 

Ponadto trzeba pamiętać, aby regularnie robić kopie zapasowe. Jeśli taki plik zostanie utracony, to kilka miesięcy pracy pójdzie na marne.

Podstawowe kroki w tworzeniu arkusza do przeglądu literatury

Oto szczegółowy opis podstawowych kroków w tworzeniu arkusza do przeglądu literatury w Excelu:

Tworzenie struktury arkusza

• Zdefiniowanie kategorii danych. Zacznij od określenia, jakie informacje chcesz gromadzić na temat każdego źródła literaturowego. Przykładowe kolumny mogą obejmować:
  • Tytuł – pełny tytuł publikacji.
  • Autorzy – lista autorów publikacji.
  • Rok publikacji – rok wydania artykułu.
  • Czasopismo / Wydawnictwo – miejsce publikacji.
  • Temat – ogólny temat lub dziedzina badań, np. „analiza trendów w marketingu”.
  • Słowa kluczowe – najważniejsze słowa kluczowe związane z pracą.
  • Abstrakt – krótka notka na temat celu i wyników badania.
  • Typ publikacji – np. artykuł naukowy, książka, raport, konferencja itp.
  • Link / Źródło – link do pełnej wersji publikacji, jeśli jest dostępny online.
  • Ocena – własna ocena lub uwagi na temat przydatności publikacji do twojego badania.

Dodawanie danych

Przechodź przez różne źródła literaturowe i uzupełniaj odpowiednie kolumny w arkuszu.

• Jeśli korzystasz z baz danych, takich jak Google Scholar, PubMed, czy JSTOR, możesz ręcznie wprowadzać dane, lub kopiować je w odpowiednie miejsca.
• Warto również dodać kolumnę do zapisywania notatek lub cytatów, które są szczególnie istotne.

Przygotowanie filtrów i sortowania

Ustawienie filtrów

Excel umożliwia łatwe dodawanie filtrów do nagłówków kolumn. Dzięki temu możesz szybko sortować i przeszukiwać dane według różnych kryteriów, np. sortować publikacje według roku, autora, czy tematu.

Sortowanie danych

Po wprowadzeniu danych możesz je sortować, aby lepiej organizować literaturę.

Warto przeczytać: Plan pisania pracy magisterskiej – jak skutecznie zaplanować proces pisania?

Na przykład, posortuj publikacje według roku wydania, aby śledzić rozwój tematu na przestrzeni lat, lub według autora, aby łatwiej zidentyfikować prace jednego badacza.

Używanie kolorów i formatowania warunkowego

• Kolorowanie wierszy. Możesz zastosować kolory do wyróżniania ważnych źródeł lub prac, które mają szczególne znaczenie dla twojego przeglądu.
• Formatowanie warunkowe. Używaj formatowania warunkowego, aby wyróżniać dane, np. na podstawie roku publikacji (np. prace starsze niż 10 lat – na czerwono).

Dodanie dodatkowych informacji (np. linków do pełnych tekstów)

• Linki do pełnych publikacji. Jeśli masz dostęp do pełnych tekstów artykułów, możesz dodać kolumnę z linkami do pełnych wersji publikacji (np. DOI, URL) lub wskazać, gdzie można je znaleźć.
• Cytowanie i przypisy. Warto dodać także kolumnę do zapisywania sposobu cytowania danej publikacji w przyszłych pracach.

Wykorzystanie szablonów i zaawansowanych narzędzi w Excelu

• Jeśli nie chcesz zaczynać od zera, możesz skorzystać z dostępnych online szablonów arkuszy do przeglądu literatury w Excelu.
• Jeśli planujesz analizę statystyczną literatury, warto użyć narzędzi takich jak Power Query do importowania danych z innych źródeł lub tabel przestawnych do analizy liczby publikacji według różnych kategorii.

Zabezpieczenie i udostępnianie arkusza

• Ochrona danych. Jeśli dzielisz się arkuszem z innymi osobami, pamiętaj o odpowiednim zabezpieczeniu arkusza przed edytowaniem (hasłem lub tylko do odczytu).
• Współpraca. Możesz również przechowywać arkusz w chmurze (np. Google Sheets lub OneDrive), co umożliwia łatwą współpracę z innymi badaczami.

Po wykonaniu tych kroków, będziesz miał solidny fundament do organizowania, przeglądania i analizowania literatury naukowej w Excelu.

Zaawansowane techniki w Excelu do analizy literatury

Oto kilka zaawansowanych technik w Excelu, które mogą pomóc w analizie literatury:

Wykorzystanie formuł do analizy danych

Excel oferuje szereg przydatnych funkcji, które mogą usprawnić analizę danych z przeglądu literatury:

• LICZ.JEŻELI Liczy, ile razy w danych występuje określona wartość, np. ile razy występuje dany autor lub temat.
  [ =LICZ.JEŻELI(B2:B100, "Autor X") ]
• ŚREDNIA Użyj funkcji średniej do obliczenia średniego roku publikacji lub liczby cytowań.
  [ =ŚREDNIA(C2:C100) ]
• JEŻELI Funkcja warunkowa, którą możesz użyć do klasyfikowania źródeł literatury w zależności od różnych kryteriów, np. rozróżnianie prac o określonej tematyce.
  [ =JEŻELI(D2="Marketing", "Marketingowy", "Inny")]
• ZNAJDŹ / SZUKAJ.TEKST Użyj tych funkcji do wyszukiwania słów kluczowych w abstraktach lub tytułach publikacji.
  [ =SZUKAJ.TEKST("marketing", E2) ]
• TEXTO Funkcja formatowania danych tekstowych, przydatna do standaryzowania wpisów, np. przy formatowaniu nazwisk autorów.
  [ =TEKST(A2; "@" ) ]

Tabele przestawne

Tabele przestawne to jedno z najsilniejszych narzędzi w Excelu, które umożliwia analizowanie danych na wiele sposobów, w tym grupowanie danych według różnych kategorii.

• Tworzenie tabeli przestawnej. Zaznacz dane w arkuszu, a następnie wybierz Wstaw > Tabela przestawna. Możesz teraz przeciągać i upuszczać różne elementy (np. autorów, tematy, lata publikacji) do sekcji wierszy i kolumn, aby analizować dane w bardziej zaawansowany sposób.
• Przykład analizy. Za pomocą tabeli przestawnej możesz uzyskać liczbę publikacji według autora, rok publikacji w podziale na tematy czy liczby cytowanych prac w czasie.
• Przykładowa tabela. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak często autorzy publikują na dany temat, utwórz tabelę przestawną z autorami w wierszach, tematami w kolumnach, a liczba publikacji w wartościach.

Tworzenie wykresów i diagramów

Excel oferuje wiele opcji wizualizacji danych, co jest szczególnie przydatne, gdy chcesz zaprezentować dane w przeglądzie literatury w formie graficznej.

• Histogramy. Użyj histogramów do przedstawienia rozkładu publikacji według roku.
• Wykresy słupkowe. Jeśli chcesz zobaczyć, które tematy są najczęściej badane, wykres słupkowy może to wizualnie pokazać.
• Wykresy kołowe. Możesz użyć wykresów kołowych, aby zobaczyć, jak poszczególni autorzy lub tematy dzielą się procentowo w analizowanych źródłach.
• Wykresy liniowe. Aby zobaczyć zmiany w liczbie publikacji w czasie, wykres liniowy może pomóc w identyfikowaniu trendów.

Aby utworzyć wykres, zaznacz dane i wybierz Wstaw > Wykres, a następnie wybierz odpowiedni typ wykresu.

Power Query – zaawansowane przetwarzanie danych

Power Query to narzędzie, które pozwala na importowanie, przekształcanie i ładowanie danych z różnych źródeł, co może być bardzo pomocne, jeśli masz dostęp do dużej ilości literatury z zewnętrznych baz danych.

• Ładowanie danych z zewnętrznych źródeł. Power Query pozwala na importowanie danych z takich źródeł jak bazy danych, strony internetowe, pliki CSV czy Excel, co ułatwia agregację danych do analizy literatury.
• Przekształcanie danych. Możesz łatwo oczyścić dane, usunąć duplikaty, filtrować lub łączyć dane z różnych arkuszy, co ułatwia organizację literatury.

Aby użyć Power Query, wybierz Dane > Pobierz dane > Z pliku lub Z internetu, a następnie wybierz odpowiednią metodę importu.

Użycie funkcji wyszukiwania i filtru tekstowego

Jeśli masz duże zbiory danych, wyszukiwanie tekstowe stanie się nieocenione w szybkim przeszukiwaniu danych.

• Funkcja Filtrowania. Excel pozwala na filtrowanie danych w oparciu o tekst. Możesz używać filtrów do wyszukiwania dokumentów związanych z określonymi tematami lub autorami.
• Filtrowanie za pomocą wielu kryteriów. Możesz jednocześnie filtrować dane na podstawie kilku warunków, np. autora i roku publikacji.

Aby dodać filtr, wybierz nagłówki kolumn, a następnie kliknij Dane > Filtr.

Analiza z wykorzystaniem regresji

Jeśli chcesz przeprowadzić bardziej zaawansowaną analizę literatury, np. ocenić zależności między liczbą cytowań a rokiem publikacji, możesz skorzystać z narzędzi statystycznych w Excelu.

• Analiza regresji. Excel pozwala przeprowadzać analizę regresji za pomocą dodatku Analiza danych. To narzędzie umożliwia modelowanie zależności między zmiennymi, co może być przydatne, np. w badaniu trendów cytowań.

Aby skorzystać z analizy regresji, wybierz Dane > Analiza danych i wybierz Regresja.

Warto przeczytać: Przypisy i bibliografia – styl APA 7

Użycie dodatków do Excela

Istnieje wiele dodatków do Excela, które mogą przyspieszyć analizę literatury:

• Zotero i EndNote. Dodatki umożliwiają importowanie danych o publikacjach bezpośrednio z baz danych i łatwe zarządzanie źródłami.
• Analyse-it. Dodatki do statystyki, które mogą wspierać bardziej zaawansowane analizy danych z literatury.

Dzięki tym zaawansowanym technikom w Excelu możesz w pełni wykorzystać potencjał narzędzia, aby przeprowadzić dokładną i efektywną analizę literatury.