Nie tylko treść merytoryczna ma wpływ na wizerunek pracy naukowej czy magisterskiej. Forma i estetyka są równie ważne, dlatego należy zwrócić uwagę na formatowanie i redagowanie pracy. Dla niektórych osób, nie tylko studentów, ale także wykładowców, praca z edytorem tekstu jest bardzo uciążliwa. Redakcja techniczna, czyli inaczej formatowanie, wymaga czasu i uwagi. Ale przede wszystkim musi ono być dostosowane do wymogów edycyjnych stawianych przed samo wydawnictwo.

Formatowanie tekstu z wykorzystaniem stylów

Podstawą formatowania ważnych dokumentów, w tym prac naukowych, polega na wykorzystywaniu styli. Ich zadaniem jest regulacja wyglądu stopek, nagłówków, akapitów tekstu, tytułów rozdziałów i podrozdziałów, podpisów rysunków, tabel i tym podobnych. Pozwala to na zachowanie spójnego i estetycznego wyglądu tekstu. Dodatkowo pozwala to na użycie automatycznej numeracji rozdziałów, podrozdziałów, rysunków i tabel, a także na automatyczne umieszczenie i uaktualnienia spisu treści, tabel czy rysunków.

Najczęściej stosowane typy stylów

  • Akapit: wyglądu akapitu zależy od ustawień takich aspektów jak na przykład: tabulatory, odstępy między wierszami i obramowania, wyrównanie tekstu, formatowanie znaków.
  • Tabele: jednorodny wygląd tabel jest utrzymany dzięki cieniowaniu, wyrównaniu, obramowaniom i czcionkom w tabelach.
  • Styl znaku: dotyczy zaznaczonego tekstu wewnątrz akapitu (przykładowo: pogrubienie, kursywa, czcionka tekstu, rozmiar czcionki).
  • Styl listy: pozwala na utrzymanie jednolitej numeracji w liście , a także podobnego wyrównania, czcionek lub punktorów do list.

Pomocne wskazówki przy formatowaniu pracy dyplomowej

1. Wyjustowanie

Wyrównanie tekstu jest atrybutem formatowania akapitu, który określa jego wygląd. Narzędzia główne -> Akapit -> Wyjustuj

2. Rozmiar czcionki

Najczęściej stosowana to Times New Roman, rozmiar 12.

3. Interlinia

Najczęściej używana to 1.5
Narzędzia główne -> Akapit ->Interlinia

4. Numeracja stron

Numeracja stron powinna być wstawiona do każdej pracy dyplomowej, oczywiście z pominięciem strony tytułowej, wykazu grafik, podziękowań i deklaracji.

5. Przeniesienie

Podział wyrazów należy do normalnych zasad ortografii. Automatyczne dzielenie wyrazów pozwala na pozwala na przeniesienie wyrazu do następnej linijki z zachowaniem estetyki tekstu.
Narzędzia -> Język -> Dzielenie wyrazów

6. Sieroty, bękarty i wdowy

To potoczna nazwa błędów łamania tekstu, podziału wierszy i stron. Począwszy od wersji 2003, Microsoft Word nie koryguje pojedynczych wyrazów pozostawionych w jednym wierszu, końcówek wierszy oraz wiszących spójników.

7. Marginesy

Jeśli nie ma sprecyzowanych wymogów redakcyjnych, to standardowe marginesy powinny być ustawione następująco:
górny – 2,5 cm;
dolny – 2,5 cm;
lewy – 3,5 cm;
prawy – 1,6 cm,

8. Nagłówki i tytuł rozdziału

Dzisiaj wydaje się to oczywiste, ale są autorzy, którym zdarza się zapomnieć, aby użyć nagłówka albo używają kilku stylów dla tego samego poziomu. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest pogrubienie albo użycie gotowych formatów.
Narzędzia główne -> styl -> nagłówki

9. Spis treści

Wykorzystywanie gotowych formatów nagłówków pozwala na użycie automatycznego spisu treści.

10. Strona tytułowa

Strona tytułowa zawiera ogólne informacje o pracy zaliczeniowej i zwykle przygotowuje się według z góry ustalonego wzoru podanego przez uczelnię.

Redakcja techniczna prac naukowych i zaliczeniowych

Najczęściej zakres redakcji technicznej obejmuje:

  • formatowanie tekstu głównego pracy oraz nagłówków rozdziałów, podrozdziałów itd.,
  • wygenerowanie automatycznego spisu treści,
  • wygenerowanie oddzielnych spisów tabel, rysunków, zdjęć 
  • poprawa wyglądu graficznych elementów pracy
  • weryfikacja poprawności wyglądu stałych części pracy (strona główna, oświadczenia itp.),
  • przeniesienie jednoliterowych spójników i przyimków z końca lini
  • sformatowanie innych elementów pracy, o których mowa w wymogach edycyjnych

W kolejnym artykule podpowiemy jak formatować tabele, wykresy i rysunki.